Представительские расходы – что к ним относится

Что это такое в налоговом и бухгалтерском учётах

Представительские расходы – это расходы, связанные с такой деятельностью предприятия, как проведение встреч с партнерами и представителями других компаний, специалистов, потенциальных клиентов или поставщиков.

Они могут располагаться как в том же городе, что и предприятие, так и находится в другом регионе и даже государстве.

Что к ним относится

Согласно налоговому законодательству (п.2 ст. 264 НК РФ) к представительским расходам относятся:

• транспортные расходы;
• расходы на организацию форумов, совещаний в том числе оформление залов, установка соответствующего оборудования. Например, установка медиапроектора для проведения презентаций;
• оплату банкетов, деловых ланчей и праздничных обедов;
• расходы на покупку билетов на концерты, музеи;
• расходы на организацию выставок, выступлений и лекций.

Это перечень основных видов расходов. К ним не относят траты на покупку подарков, сувенирной продукции гостям. Товары, приобретенные членами отправляемой делегации для себя, расходы на проживание и личные нужды. То есть, сюда не должна входить оплата лечения или отдыха, не предусмотренного программой деловой встречи.

В налоговом учете

Использование статьи представительских расходов дает возможность снизить размер налогооблагаемой прибыли, поэтому налоговые органы внимательно относятся к ее содержанию, так как нередко недобросовестные бизнесмены используют ее, чтобы утаить часть прибыли от налогов.

Для того чтобы не было проблем с налоговыми службами необходимо представить в ФНС отчет и чеки, подтверждающие факт понесенных расходов. Документ должен быть подписан руководителем.

Сумма расходов не должна превышать 4% от суммы заработной платы на предприятии. Она берется за тот период, в котором были понесены расходы. Если они превышают этот установленный лимит, их можно перенести на следующий период.

Например, в июне были произведены представительские расходы в размере 60 тыс. рублей, а месячный фонд заработной платы составляет 500 тыс. рублей.

Соответственно, они составляют 12% от фонда оплаты, поэтому будут выплачиваться в течение 3 месяцев по 20 тыс. рублей в месяц. Следует учитывать, что если бы они были понесены в марте или апреле, в период, когда все предприятия сдают налоговые декларации, покрывать их пришлось бы из чистой прибыли.

В бухгалтерском учете

В отличие от налогового, в бухгалтерском учете они учитываются сразу же, как только возникли и списываются на счет «Прочие доходы и расходы».

Бухгалтер составляет проводки исходя из того, на какие товары и услуги были израсходованы средства. А это во многом зависит от вида деятельности предприятия и целей деловых поездок и встреч, а также принятой на предприятии системы бухгалтерского учета и плана счетов.

Кем регламентируется

Представительские расходы, способы их определения и учета регламентируют сразу тремя ведомствами: Министерство финансов, антимонопольная служба (ФАС) и налоговая служба (ФНС). Их указы и решения не всегда однозначны, а нередко противоречат друг другу, когда одно ведомство запрещает, а другое поощряет относить расходы к определенной статье.

Это с одной стороны создает путаницу, с другой – дает возможность списать на эту статью расходы, которые одно из ведомств считает представительскими. Ссылаясь на его авторитет, можно добиться поблажек.

Какими бы ни были противоречия между указами и юридическими актами, следует с осмотрительностью относиться к статье представительских расходов и в случае возникновения спорных вопросов спрашивать совета у юриста.

Но если предприятие не тратит средства на те товары и услуги, которые вызывают разногласия или подозрения у налоговых служб, то можно и обойтись без помощи профессионального юриста, хотя бы до тех пор, пока ФНС не предъявила претензий по поводу тех или иных расходов и соотнесения их на счет представительских.

Важен ли результат при подготовке отчета

Любая деловая встреча, совещание, приглашение специалистов, организация форумов и производственных выставок, зарубежных поездок, всегда подразумевает, что предприятия, которые тратят средства на представительство, должна принести какую-нибудь отдачу.

Это должно быть получение каких-нибудь преимуществ, получение выгодного контракта, покупка или продажа ценных активов или обмен опытом работы.

Для налоговой службы и для Минфина результат от понесенных предприятием представительских расходов не важен. По сути, им все равно получит предприятие заказ или контракт. Они рассматривают эти встречи с точки зрения соблюдения налогового и бухгалтерского законодательства.

То есть, не являются ли эти расходы способом уйти от налогов или нет. Насколько правильно они отражены и учтены в бухгалтерском и налоговом учете.