Апостилирование документов – что это такое

Что означает апостилирование документов и когда его применяют?

В связи с большим количеством мошенников, и государственные органы и предприятия стараются обезопасить себя. По этой причине для совершения многих действий часто требуется предоставлять нотариально заверенные копии документов.

Нотариальное заверение предусматривает то, что изготавливая копию (ксерокопию), специальный человек – нотариус подтверждает тот факт, что копия изготовлена действительно с оригинального, то есть настоящего документа.

Однако бывают ситуации, когда нотариального заверения копии недостаточно. К примеру, если документы выданы в другой стране, нотариус просто не может понять, являются ли они настоящими – ведь в разных государствах те или иные документы могут не только быть заполнены на другом языке, но в принципе иметь разную форму, так что нотариус самостоятельно не может понять – это реальный документ или самодельная «фальшивка».

Для этих целей государства договорились между собой о том, что для подтверждения аутентичности (то есть «оригинальности») документов их копии должны быть заверены апостилем.

Апостиль – отметка, которая подтверждает оригинальность и законность документа. Апостиль ставится на документы той страной, которая выдала сами документы.

Например, если гражданин Российской Федерации собирается отвезти документы в другую страну, он должен поставить апостиль в Министерстве юстиции РФ, а уже затем предоставлять их органам той страны, куда он их везет.

Внешний вид и содержание апостиля установлены международным договором, это штамп небольшого размера, в котором указываются: страна, орган и фамилия лица поставившего апостиль, а также его дата.

После того, как апостиль был проставлен, в другой стране не потребуется подтверждение того, что документ настоящий, т.к. это подтверждает сама надпись апостиля. В то же время, далеко не все страны признают эту процедуру.

Бывают случаи, когда таким простым способом не позволяется удостоверять документы, и человеку приходится обращаться за легализацией документов – а это более длительный и затратный процесс. Однако, если говорить о России, то с нашей страной заключены десятки договоров о признании апостиля, в частности со странами бывшего СССР, Западной и Центральной Европы.

Так что, в целом, благодаря апостилированию нашим гражданам можно избежать многих ненужных бюрократических проволочек.

В то же время, у каждого государства и каждого органа могут быть свои требования к тем документам, которые подаются на рассмотрение. Например, во многих случаях не требуется даже апостиль – может быть достаточно предоставить нотариально заверенную копию документа с переводом, а так же предъявить оригинал документа.

Но если апостиль или консульская легализация обязательны, за ними следует обращаться соответственно либо в Министерство юстиции, либо в консульские учреждения по месту фактического нахождения. Проще и дешевле всего осуществить эту процедуру именно путем апостилирования в органах юстиции – консульские отделы за границей собирают дополнительные консульские сборы.

К тому же, в некоторых странах консульский отдел находится исключительно в столице этого государства, а это может быть довольно большим расстоянием. Кроме того, некоторые консульства страдают от наплыва посетителей и могут осуществлять прием граждан только по записи, в некоторых случаях приходится ожидать целую неделю в очереди, а затем ждать еще несколько дней самого проставления консульской печати о легализации.

Отдельно следует упомянуть о том, что в новом веке огромную роль приобретает электронный документооборот. Пока что в России такой практики нет, но в некоторых странах ее уже пытаются внедрять.

Речь идет о том, что отметки апостиля могут проставляться и в электронной форме – изображение документа загружается в специальное хранилище и удостоверяется специальным электронным ключом. Теоретически, если несколько государств вместе создали такой ключ, то его отметка может быть сразу же получена другими государствами, и документ признан законным в автоматическом режиме.

Кроме того, некоторые страны начинают внедрять и документы с электронными чипами, например специальные биометрические паспорта. Такие чипы могут быть считаны при помощи компьютера, который одновременно проверяет, настоящие ли данные в нем указаны, так что биометрические документы обычно не требуют апостилирования или специального подтверждения.

Однако пока такая система не внедрена по всему миру, планирую поездку с подачей документов в другую страну, лучше заранее узнать все тонкости и нюансы.

В частности, если документы, которые вы собираетесь подавать, требуют апостилирования или консульской легализации, следует заранее позаботится о том, чтобы заверить их в нашем Министерстве юстиции (или же заранее записаться на прием в консульский отдел), а также заранее подготовить деньги на оплату этих услуг.